Manažmenty firiem, podnikov a veľkých spoločností vedú v poslednom desaťročí vzrušujúce diskusie. Je outsourcing (zabezpečenie chodu niektorých firemných činností externými zdrojmi) iba obmedzeným nástrojom na zbavenie sa rutinných podnikových aktivít, alebo je efektívnym a účinným nástrojom podnikovej transformácie?

Posledné desaťročie minulého storočia a prvé roky tretieho potvrdzujú, že v celosvetovom meradle čoraz viac spoločností uprednostňuje transformáciu podnikania prostredníctvom outsourcingu. Angličania a Američania ju označujú skratkou BTO (Business Transformation Outsourcing. Ide o súhru vzťahov so zámerom transformovať spôsob, akým podniky pracujú. „Transformáciou podnikania môžu firmy dosiahnuť rýchle, výrazné a dlhodobo udržateľné zlepšenie výsledkov,“ konštatuje riadiaci partner spoločnosti Accenture pre oblasť outsourcingu Marty Cole. Prieskumy spoločnosti Accenture hovoria jasnou rečou. Prostredníctvom BTO dosiahli spoločnosti z verejného a súkromného sektora množstvo výborných výsledkov. Spoluprácou so skúseným odborníkmi zlepšujú výsledky v rozhodujúcich firemných procesoch, na vyšší stupeň posúvajú svoju konkurenčnú schopnosť a zvyšujú spôsobilosť správnej reakcie na meniace sa podnikateľské potreby.

Prečo je BTO príťažlivý pre čoraz viac podnikov? Zrejme aj preto, že dosahuje rýchle pozitívne výsledky pomocou spájania piatich základných východísk

Prvým je získanie podpory najvyššej úrovne riadenia firmy. Druhým je dôkladné posúdenie rázneho strategického programu. Nasleduje využitie inovatívnej štruktúry zmluvného vzťahu. Ďalším krok počíta s využitím outsourcingu na transformáciu rozhodujúcich procesov. Finálnou fázou je sústredenie na dosiahnutie pozitívnych výsledkov podniku. BTO sa totiž zameriava priamo na výsledky. A tie si v prvom rade všímajú nielen akcionári, ale aj konkurencia.

Príklady z praxe

Výhody a prednosti BTO nám názorne vysvetlia príklady zo života. Nová banka zamýšľa zvýšiť svoj podiel na trhu. Chýbajú jej však potrebné skúsenosti, zručnosti a zdroje. Obchodník s textilom chce zvýšiť svoju konkurenčnú schopnosť so zámerom uplatniť sa na väčšom trhu. Nemá však dostatok informačných technologických spôsobilostí a odborných vedomostí v tejto oblasti. Oba subjekty – banka i obchodník – môžu na dosiahnutie svojich strategických cieľov využiť podnikovú transformáciu prostredníctvom BTO. Uvedenie do praxe by malo podľa Accenture mať štyri kľúčové etapy. Prvou je uzavretie dohody. BTO sa prispôsobuje špecifickým okolnostiam, ktorým čelí firma kreatívnymi dohodami, napríklad financovaním firemných zámerov treťou stranou. Účelom je maximalizácia výhod a rozdelenie rizika. Druhou je riadenie prechodu. Po podpise dohody možno začať s presunom ľudí a procesov k podnikateľskému partnerovi. Nasleduje transformácia rozhodujúcich procesov. Vyžaduje si vniesť prísnu disciplínu do každodenných operácií, ktoré sa musia stať spoľahlivými a nákladovo efektívnymi. Súčasne je potrebné presmerovať zdroje k novým, výnosnejším aktivitám. Poslednou fázou je aktívne využívanie nových spôsobilostí. Transformácia rozhodujúcich procesov ich totiž premieňa z počiatočných prekážok na súčasť strategického riešenia.

Príťažlivosť rýchlosti

Podniková transformácia nie je novým konceptom. Novinkou BTO je však ponuka pre riadiacich pracovníkov na rýchle dosiahnutie pozitívnych výsledkov. Počas spolupráce pri transformácii neefektívnych podnikových procesov na konkurenčné v krátkom čase sa podieľajú firma a outsourcingový partner na spoločnom riziku a zisku. Následné zlepšenie hospodárskych výsledkov sa prejavuje dramatickým rastom cien firemných akcií, upevnením alebo rozšírením trhovej pozície a zlepšením návratnosti kapitálu. „Je to ako navštevovať najnovší hi-tec golfový klub,“ tvrdí v prieskume zameranom na BTO jeden z riadiacich pracovníkov Accenture. „Takéto kluby poskytujú nesporné výhody, golfová komunita sa však bráni ich prijatiu, pretože sú nekonvenčné. Zatiaľ čo ostatní sedia a debatujú, ja sa hýbem vpred. Dokážem využiť príležitosť.“

Vzájomná dôvera a otvorené vzťahy v procese BTO umožňujú riadiacim pracovníkom deliť sa o kontrolu s ich partnermi. M. Cole hovorí, že na dosiahnutie flexibilného a efektívneho riadenia, ktoré si vyžaduje BTO, je potrebné rozvážne riadiť partnerské vzťahy pomocou štyroch nástrojov: rokovaním o kontrakte, záznamoch o dosahovaných výsledkoch, strategickým riadením a osobnými vzťahmi

V súčasnom nestabilnom podnikateľskom prostredí sa od riadiacich pracovníkov vyžaduje, aby menili svoje prevádzkové modely omnoho častejšie než kedykoľvek predtým. Zväčša však nemajú všetky potrebné zručnosti a spôsobilosti na úspešnú činnosť v novom konkurenčnom prostredí. Spoločnosti, ktoré stratili svoje vedúce postavenie na trhu, by preto mali zvážiť využitie BTO na jeho opätovné získanie.

Využívanie vonkajších zdrojov

Outsourcing ekonomických procesov je zaujímavý aj pre najväčšie slovenské podniky. Je vhodný najmä pre tie, ktoré sa rozhodli ísť cestou maximálnej efektívnosti formou reštrukturalizácie alebo vstupom strategického partnera. Rozhodujúcou úlohou v oboch prípadoch je zvládnutie nosných podnikových procesov. Na Slovensku existuje pomerne veľká medzera medzi využívaním outsourcingu a strategickými možnosťami, ktoré ponúka. „Zatiaľ čo riadiaci pracovníci si už dlhšie uvedomujú, že outsourcing základných podnikateľských aktivít môže zlepšiť prevádzkovú efektívnosť, iba niekoľkí sú pripravení využiť outsourcing základných podnikateľských aktivít,“ podotýka partner spoločnosti Accenture pre oblasť produktov Greg Caster.

Širšiemu uplatneniu outsourcingu ekonomických činností bránia v súčasnosti najmä neznalosť problematiky a jej možností., ako aj kultúrna bariéra veľkej časti manažmentu. Predstava outsourcingu ekonomických činností je pre mnohých vedúcich pracovníkov slovenských podnikov strašiakom. Aj zabezpečenie určitých rutinných činností firmy externými zdrojmi spájajú s únikom firemných informácií a stratou kontroly. Zatiaľ neprišli na to, že outsourcing uskutočňovaný renomovanými firmami (zabezpečený právne dokonalými zmluvami) ochráni firemné informácie oveľa lepšie ako vlastní zamestnanci.

Zbytočné zábrany

Prieskum spoločnosti Accenture, ktorého sa zúčastnilo 150 vrcholových riadiacich pracovníkov z najväčších spoločností podľa rebríčka Fortune 1000 v odvetviach spotrebného tovaru, priemyselných zariadení, automobilového priemyslu a maloobchodu, priniesol zaujímavé poznatky. Takmer polovica riadiacich pracovníkov povedala, že najvýznamnejšiu prekážkou širšieho využitia outsourcingu predstavuje strach zo straty prevádzkovej kontroly. Veľkou zábranou je tiež tzv. fiktívna bariéra nákladov. Manažéri firiem sa mylne domnievajú, že firemné činnosti vykonávané vlastnými silami sú pre firmu lacnejšie, ako keby ich prenechali renomovaným spoločnostiam. Reálne a komplexné vyčíslenie nákladov na zabezpečenie ekonomických činností vlastnými silami však často poukazuje na neefektívnosť výroby, plytvanie pracovným časom a značné mrhanie finančnými prostriedkami.

Dnes je zrejmé, že vedúci pracovníci firiem sa nemusia obávať žiadnej formy dlhodobej závislosti od externej organizácie, ktorá uskutočňuje outsourcing. Najväčšiu príležitosť uplatniť sa na trhu majú dnes spoločnosti, ktoré úspešne zosúladili strategické outsourcingové iniciatívy s plánom rastu, pričom využívajú outsourcing na transformáciu nákladovej štruktúry a služieb.

Predvídateľnosť a flexibilita

Správne cielený outsourcing znamená pre vrcholových riadiacich pracovníkov možnosť sústrediť sa na hlavné firemné procesy: na vývoj nových produktov a služieb, získavanie nových zákazníkov a trhov, aktívnu prácu s investormi a aliančnými partnermi. Outsourcing je ako stvorený na odbremenenie firmy od rutinných činností personalistiky, účtovníctva a iných finančných činností, informačno-technologických činností, a dokonca aj od logistiky a ekonomických činností. Svetoznáme firmy Apple Computers či Hewlett-Packard sa už nezaoberajú ani bezprostrednou výrobou, ktorá nesie ich značku. Svoj intelektuálny potenciál využívajú len na výskum, vývoj, rozpracovanie prototypov, dizajn, marketing a propagáciu. To preto, že podporné procesy, ktoré prenechali outsourcingovým firmám, im poskytujú kvalitné a včasné podklady, čo im umožňuje sústrediť sa kľúčové firemné procesy. Manažmenty už nezaťažujú problémy podporných firemných procesov. Nestarajú sa o spôsob ich vykonávania, o prípadné zlepšenia, ba ani o aktuálne legislatívne problémy. Sú odbremení od množstva problémov spojených s personálnymi otázkami, s náborom nových pracovníkov a podobne. V oblasti podporných firemných činností existuje totiž veľký priestor na výrazné zlepšenie efektívnosti a produktivity. Prax potvrdzuje, že firmy, ktoré riadenie svojich podporných procesov zverili zmluvne do rúk poskytovateľom externých služieb, získali vysokú mieru predvídateľnosti a flexibility. Najväčším prínosom je však dostatok času a priestoru na strategické a operatívne riadenie s možnosťou venovať sa naplno kľúčovým firemným procesom, ktoré vytvárajú hodnotu a prinášajú zisk.

Čo je outsourcing?

Pojem outsourcing sa stal často diskutovanou témou manažmentov firiem. Názov vznikol spojením anglických slov OUTside reSOURCe usING. Vo voľnom preklade znamená využívanie vonkajších zdrojov. Odborné publikácie uvádzajú dve definície outsourcingu. Jedna hovorí o vyčlenení určitej prevádzky z firmy, ktorej služby neskôr materská firma spätne odkupuje. Druhá definícia tento proces nevyžaduje. V prípade outsourcingu ide v podstate o využitie služieb špecializovanej firmy na vykonávanie rutinných podnikových záležitostí. Outsourcing umožňuje plnú koncentráciu manažmentu na podstatné firemné záležitosti. Ostatné firemné činnosti si spoločnosť môže zadovážiť. Niektoré firemné činnosti si priam vyžadujú externé služby. Napríklad účtovníctvo môže viesť účtovná firma alebo nábor zamestnancov personálna agentúra.

Výsledky prieskumu

Prevažná väčšina firiem využíva outsourcing ako prostriedok znižovania svojich nákladov, avšak iba niekoľko spoločností si ho osvojilo ako strategický podnikateľský zámer. Vyplýva to z najnovšieho prieskumu spoločnosti Accenture. Účastníci prieskumu z najväčších svetových firiem podľa rebríčka Fortune 1000 odpovedali na otázky týkajúce sa ich súčasných a budúcich outsourcingových iniciatív. Takmer deväť z desiatich (87 %) respondentov uviedlo, že ich spoločnosť outsourcuje prinajmenšom jeden z aspektov svojho podnikania, 27 % informačné technológie, ďalších 27 % logistiku a distribúciu a 25 % firiem outsourcuje služby zákazníkom a technickú podporu. Dve tretiny respondentov uviedli, že v najbližších 18 mesiacoch neplánujú rozšíriť outsourcing do iných oblastí svojho podnikania.

Oblasti využitia outsourcingu

*Finančné činnosti

*Ekonomické činnosti

*Technická podpora firmám

*Informačné technológie

*Personalistika

*Logistika

*Distribúcia

*Služby zákazníkom