Komunikačný portál ako platforma pre projekt zavedenia eura
Hoci v mnohých firmách sa príprave na prijatie eura začali venovať intenzívnejšie až v týchto dńoch, vo veľkých firmách sa prípravy na euro konverziu rozbehli už v minulom roku. Tak je to aj v SLOVNAFT, a.s., jednej z troch najväčších nefinančných podnikov na Slovensku, kde sú prípravy na zavedenie eura v plnom prúde. Akým spôsobom rieši naša spoločnosť zdieľanie informácií a komunikáciu v rámci projektu EURO Adoption?
Čím je firma väčšia, tým je väčšia pravdepodobnosť, že prechod na euro je riešený formou projektu. Projekt na zavedenie eura patrí do kategórie veľkých projektov (ak vezmeme do úvahy počet oblastí, ktoré zasahuje, dĺžku trvania, počet dodávateľov a finančný rozpočet).V priebehu životného cyklu projektu sa vyskytuje celý rad špecializovaných činností, ktorých zvládnutie je predpokladom úspešného ukončenia projektu – ide o zložitý komplex problematiky riadenia rozsahu, času, nákladov, rizík, kvality, realizácie, komunikácie, integrácie a obstarávania. Je zrejmé, že zdieľanie informácií vo veľkom rozsahu sa stáva nevyhnutnosťou, a je teda veľmi dôležité mať k dispozícii platformu na zdokumentovanie a podporu všetkých procesov projektu: od otvorenia cez plánovanie, realizáciu, sledovanie, kontrolu, až po jeho ukončenie. Komunikačné portály ako jeden z prvkov znalostného manažmentu predstavujú možnosť, ako rýchlo a ľahko vyhľadávať, zdieľať a publikovať informácie.
V spoločnosti SLOVNAFT, a.s. je na podporu projektu zavedenia eura využívaný Microsoft Office SharePoint Portal Server (SPS), ktorý umožňuje vytvárať komplexné štruktúry (sídla) pre rôzne účely (projektové, organizačné, procesné, …) a poskytuje potrebné komponenty pre základné prvky projektového riadenia.
V procese budovania projektového sídla sa vychádzalo z medzinárodných štandardov projektového riadenia s prihliadnutím na konkrétne požiadavky a špecifiká spoločnosti. Preto bolo na hlavnom sídle vytvorených osem samostatných podsídiel pre jednotlivé subtímy (Financie, Rafinéria a Marketing, Maloobchod, Podnikové služby, Informačné služby, Právne služby, Ľudské zdroje a Podniková komunikácia), a tiež samostatné podsídlo pre dcérske spoločnosti Slovnaftu. Dôležité bolo pri návrhu zohľadniť budúce potreby selektívneho prístupu (tzv. negatívne vymedzenie zdieľania), aby každý užívateľ a každý tím mali prístup k tým (a len k tým) informáciám, ktoré pre svoju prácu potrebujú.
SPS sídlo tvoria tieto štruktúry:
§ knižnice na ukladanie rôznych druhov dokumentov,
§ kalendár na zaznamenávanie pracovných stretnutí a iných udalostí,
§ štruktúra pre zadávanie a kontrolu úloh,
§ štruktúra pre sledovanie míľnikov,
§ štruktúra pre evidenciu a sledovanie problémov a otvorených otázok,
§ samostatné podsídlo pre dcérske spoločnosti Slovnaftu,
§ knižnica pre správy o stave projektu,
§ osem podsídiel pre jednotlivé subtímy,
§ samostatná knižnica pre materiály externého poradcu,
§ užitočné linky (prepojenia na internet),
§ diskusné fórum
Všetky tieto štruktúry projektovému manažérovi (a tiež vedúcim tímov) výrazne uľahčujú riadenie. Pracovné úlohy, len čo sú identifikované, zaznamená poverený pracovník do príslušnej štruktúry, ktorá okrem stanovenia termínu splnenia a priority dovoľuje zapísať štádium riešenia, priradiť súvisiace dokumenty a úlohy, zadať úlohu konkrétnemu riešiteľovi (resp. zodpovednému za riešenie), označiť úlohu ako splnenú a mnoho ďalších funkcionalít. Navyše, systém umožňuje zaslať adresátovi úlohy pri jej zadaní notifikáciu prostredníctvom elektronickej pošty. Proces kontroly plnenia a stavu úloh je výrazne zjednodušený: riadiaci pracovník má k dispozícii filtre, použitím ktorých získa veľmi rýchlo potrebný prehľad. Dokumenty rôznych druhov sa dajú v rámci jednotlivých knižníc efektívne triediť a filtrovať. Na tomto mieste je vhodné poznamenať, že zdieľané adresáre, bežne používané na výmenu a publikovanie informácií, sú len jednoduchším ekvivalentom SPS knižníc. SPS umožňuje každý dokument uložiť len na jednom mieste, ale prístup k nemu môžu mať užívatelia z rôznych tímov a oblastí. Využívanie hyperlinkových odkazov v rámci sídla tiež prispieva k eliminácii duplikátov. Pri prípadnom audite nie je problém s kompletizáciou potrebnej dokumentácie, pretože stačí umožniť auditorovi prístup na SPS sídlo.
Efektívna spolupráca a koordinácia rôznych subtímov, zosúladenie jednotlivých krokov a prienik riešených oblastí z pohľadu viacerých ovplyvňovaných útvarov je ďalšou z predností portálu, pretože SPS ako podporný nástroj riadenia projektov umožňuje viesť evidenciu, zadávať úlohy, sledovať procesy, kontrolovať aj komunikovať. Práca s dokumentmi je pomerne jednoduchá, ale treba povedať, že plánovanie udalostí cez SPS už predpokladá väčšiu prax, skúsených užívateľov a vysoko aktívny prístup.
Popri technickej stránke administrácie je pre plné využitie projektového sídla veľmi dôležitý funkčný Project Office, ktorý zabezpečuje dostupnosť všetkých relevantných informácií z oblasti legislatívy, obchodu, financií a ďalších, ktoré môžu ovplyvniť prácu projektového tímu. Project Office tiež dohliada na priebežné udržiavanie sídla, osvojenie systému užívateľmi a zároveň selektuje a aktualizuje informácie a dokumenty, ktoré majú mať užívatelia k dispozícii.
Záver:
Prostredníctvom webového prehľadávača SharePoint Portal Server umožňuje používateľom organizovať informácie, ľahko pristupovať k dátam, spravovať dokumenty a efektívne spolupracovať. Má, samozrejme, určité obmedzenia (slabá možnosť kustomizácie, neúplné prepojenie s MS Outlook, kolísavá rýchlosť odozvy), ale prevažujú prednosti.
Je dôležité k budovaniu sídla pristupovať systémovo, starostlivo zvážiť, na aký účel má slúžiť, aké činnosti má podporovať, a podľa toho zvoliť vhodné štruktúry. Odborné školenie pre používateľov nie je nevyhnutnou podmienkou, pretože systém je intuitívny a priemerne IT gramotný človek s ním dokáže pracovať. Pre administrátorov však odborné školenie tvorí predpoklad pre profesionálne spravovanie sídiel.
Vďaka projektu EURO Adoption sa komunikačný portál SPS v spoločnosti SLOVNAFT, a.s. viac udomácnil, mnohí užívatelia sa naučili s ním pracovať, využívať jeho výhody a zvykli si na komfort, ktorý poskytuje.
Až neskôr prax ukáže, ako efektívne sme si osvojili tento nástroj, ale už dnešný pohľad naznačuje, že éra zdieľaných adresárov sa v Slovnafte pomaly končí a SharePoint Portal Server bude stále viac využívaný – zrejme až dovtedy, kým nebudeme mať k dispozícii sofistikovanejší a účinnejší nástroj.
RNDr. Zuzana Eliášová, pracuje na úseku Informačné služby – Podpora maloobchodných aplikácií, SLOVNAFT, a. s.
0,003
0,001
