Podnikový softvér sa vyvíja smerom k vyššej integrácii. Pôvodne to boli len samostatné riešenia pre riadenie jednotlivých procesov, ako je výroba, stav zásob, účtovníctvo či ľudské zdroje. Automatizovala sa tak práca v jednotlivých úsekoch, chýbalo však ich prepojenie, ktoré by vrcholovému manažmentu prinieslo celkový prehľad o chode firmy a zlepšilo by spoluprácu medzi jednotlivými úsekmi.

Toto prepojenie priniesli systémy ERP (Enterprise Resource Planning – plánovanie podnikových zdrojov). ERP umožnilo vytvoriť jednotný firemný systém, v ktorom ktorékoľvek oddelenie môže okamžite pracovať s informáciami z celého podniku. Pre informačné systémy novej generácie sa vžilo označenie ERP II.

Zákazník cez internet

Po prvý raz túto skratku použila prieskumná agentúra Gartner Group, ktorá sa zameriava na prieskumy v oblasti informačných technológií. To, že sa použil starý názov, iba obohatený poradovým číslom, naznačuje, že nejde o revolučný skok, ale iba o rozšírenie možností doterajšej technológie. Zato je to rozšírenie podstatné, ktoré vnáša do riadenia firmy novú kvalitu.

ERP sa zameriava na optimalizáciu interných procesov firmy, ako je výroba, financie či distribúcia. ERP II robí toto všetko a navyše prepája firemný systém s vonkajším prostredím. Znamená to, že zákazníci a obchodní partneri môžu cez internet nahliadnuť do niektorých častí podnikového systému. Samozrejme, nie do všetkých, niektoré informácie sú predsa len príliš dôverné.

Ide skôr o to, aby si dodávatelia a zákazníci sami mohli zistiť informácie, ktoré by si museli žiadať telefonicky či e-mailom. Alebo ktoré by im firma sama zaslala, ale až po určitom čase. Takto sa napríklad zákazník môže kedykoľvek napojiť na firemný systém a overiť si, v akom štádiu sa teraz nachádza jeho objednávka. Alebo si dodávateľ overí stav firemných zásob a môže si dopredu odhadnúť, kedy dostane najbližšiu objednávku.

Zákazníci i obchodní partneri sú lepšie informovaní a sami môžu lepšie riadiť vlastné firmy. Zvyšuje sa tým pravdepodobnosť, že zachovajú dotyčnej firme vernosť a neprejdú ku konkurencii. Firma potom nemusí plytvať časom na informovanie partnerov, keďže tí sa informujú sami. ERP II je teda prínosom pre firmu, ktorá ho zavedie, aj pre všetkých jej partnerov.

Konkurenčná výhoda

Vždy, keď sa v podnikovom softvéri objaví nejaká novinka, vedenie firmy si kladie otázku, či je pre ich podnik skutočne nevyhnutná. Či to nie je len ďalší výmysel výrobcov softvéru, ktorý ich má donútiť investovať ďalšie, možno zbytočné sumy. Najmä v minulom roku mnohé podniky priškrtili investície do informačných technológií. Snažili sa tak ušetriť náklady zoči-voči globálnej ekonomickej kríze.

Podľa Gartner Group však práve podniky s najmodernejším softvérom majú najväčšie šance na prežitie. Klasické ERP systémy vynikajúco plnia svoju funkciu, sú to však uzavreté systémy, ktoré sa dajú len veľmi ťažko prispôsobiť na vonkajšie prepojenie s inými firmami. Toto vonkajšie prepojenie, ktoré prináša ERP II, sa pritom stáva podstatnou konkurenčnou výhodou.

Bez tohto softvéru sa určite zaobíde malá firma, ktorá dodáva len v rozsahu miestneho trhu a nemá veľký počet dodávateľov a zákazníkov. Pri veľkých globálnych firmách budú tieto systémy čoskoro nevyhnutnosťou. Tie totiž začínajú v mene väčšej flexibility fungovať ako systém množstva malých firiem, prepojených spoločným kapitálom. Tieto firmy fungujú voči sebe ako dodávatelia a odberatelia. Je v záujme majiteľov firemnej siete, aby si jej jednotlivé články dokázali rýchlo a efektívne vymieňať informácie.