V dobe rýchleho technologického pokroku, rýchlych zmien v trendoch riadenia a rýchleho obehu kapitálu nastávajú zmeny i v riadení dodávateľsko-odberateľských vzťahov. Stále viac spoločností pracujúcich v systémoch kontinuálnej výroby alebo výrob „just in time“ alebo „just in sequence“ si od svojich dodávateľov vyžadujú záruky na schopnosť dodávať v požadovanom sortimente, kvalite a kvantite s orientáciou na čo najrýchlešiu aplikáciu vyžiadaných zmien od odberateľa.

Vývoj dodávateľsko – odberaterľských vzťahov

Dodávateľsko – odberateľské vzťahy podliehajú zmenám, neustálemu zdokonaľovaniu a prispôsobovaniu sa požiadavkám praxe.

Podnikateľský subjekt, ktorý sa dozvie nie práve najlepšie informácie o svojom kľúčovom dodávateľovi alebo odberateľovi že je vo finančných problémoch, definitívne zastavil výrobu a dodávky svojej produkcie z médií, dostáva len spätnú väzbu na svojom rozhodnutí nepreveriť alebo neauditovať svojho partnera v odberateľsko – dodávateľských vzťahoch o jeho schopnosti vyrobiť požadované množstvo, kvalitu a sortiment. Takéto nepríjemné prekvapenie môže ohroziť nielen samotnú organizáciu odberateľa a prevádzku výroby v systéme výroby just in time/sequence, ale aj samotnú existenciu spoločnosti. Nehovoriac o ďalších subdodávateľoch zapojených v reťazci dodávateľov a odberateľov.

Aby sa podarilo úspešne vyhnúť takýmto situáciam nie je zriedkavosťou, aby hlavne významný odberateľ vykonal takzvaný akceptačný audit dodávateľa.

Preverenie dodávateľa

Preverenie dodávateľa sa vykonáva samozrejme za dodržania podmienok mlčanlivosti o zistených údajoch pre tretie strany a v prvom rade za dodržania podmienky súhlasu dodávateľa o možnosti vykonania tohto druhu auditu.

Určiť hĺbku a rozsah auditu je asi najťažšie, preto ako pomôcky pre určenie hlavného smeru a spôsobu auditu nám môže poslúžiť skupina verejne dostupných informácií o obchodnom parnerovi z informačných databáz rôznych organizácií a inštitúcií.

Preverenie ekonomiky, solventnosti a kreditibility obchodného partnera sa môže začať auditom pohľadávok (telefonické alebo písomné zistenie ako platí náš potenciálny dodávateľ svojim vlastným dodávateľom), či nie je chronický neplatič dlhov, preverením daňových dlhov a ostatných povinných odvodov. Využiť sa dajú verejne prístupné databázy, ako internet a adresy, ktoré informujú o neplatičoch konkrétnych podnikov alebo všeobecné pohľadávky, databázy Ústredného daňového riaditeľstva, Krajských súdov, či sa nevedie alebo nie je vyhlásené konkurzné alebo iné konanie, ktoré by zásadne mohlo ovplyvniť budúci obchodný vzťah a prípadne ho v budúcnosti skomplikovať.

Technicko-technologický audit sa vykoná priamo u dodávateľa prehliadkou technologických celkov a ostatných prostriedkov výroby, ktoré sú určené k dohodnutej produkcii. Priamy kontakt s bývalými i súčasnými dodávateľmi a odberateľmi je ďalším zdrojom dôležitých informácií o podniku, podľa ktorých sa treba orientovať.

Rozsah akceptačného auditu dodávateľa sa može pohybovať od zistenia základných ekonomických, technicko-technologických a kvalitatívnych parametrov až po hĺbkový ekonomický, kvalitatívny, logistický, organizačný a technicko-technologický audit.

Preverenie odberateľa

Na preverenie odberateľa sa používajú podobné metódy ako pre prvotné preverenie dodávateľa. Teda využitie verejne dostupných databáz rôznych štátnych i súkromných inštitúcií, ale aj preverenie ostatných dodávateľov odberateľa, ako aj jeho odberateľov priamym oslovením, ak to je možné. Pre dodávateľa je dôležité požadované množstvo, kvalita a sortiment dodávaných položiek, lehoty splatnosti a spôsob ohlasovania technických a kvalitatívnych zmien v dodávanom sortimente počas výroby.

Z časového hľadiska sa audit odberateľa alebo dodávateľa odporúča vykonať ešte pred samotným začatím spolupráce otestovaním v jednoduchej testovacej predsérii. Kapacitné prepočty budúcej výroby treba porovnať s aktuálnymi výrobnými množstvami vybraného dodávateľa, výsledok môže byť určujúci pre ďalšiu spoluprácu. Vopred dohodnuté parametre je potrebné overovať aj priebežne pri už rozbiehajúcej výrobe predsérií.

Uzavretie auditu

Neoplatí sa skutočnosť, ktorá je nepriaznivá pre uzavretie alebo pokračovanie dodávateľsko-odberateľského vzťahu zastierať alebo vedome ich neprezentovať. Aj tým, ako samotný zodpovedný pracovníci poverení manažmentom auditovanej spoločnosti komunikovať s auditorom pristupujú k úlohám, samotnému priebehu kontroly a samozrejme ako sa riešia nájdené nedostatky a problémy vytvára obraz o vnútornej firemnej kultúre a práci. A to je jeden z tých najsilnejších signálov o prístupe firme k svojmu okoliu. Takže najviac o sebe firma prezradí tým , že sa zamestnanci budú chovať prirodzene ako pri každej bežnej obchodnej situácii.

Zistené skutočnosti musia byť prekonzultované obojstranne v písomnej forme ako záverečné hodnotenie, s načrtnutím ďalších opatrení spoločného postupu riešenia nedostatkov a jeho monitorovanie s vytýčením ďalšieho termínu auditu.

Z pohľadu nadobudnutia dôvery sa javí ako najdôležitejšie kritérium záverečné hodnotenie auditu. Obsah hodnotenia by sa mal zamerať na zistenie dôležitých aktuálnych skutočností so zameraním sa na možné alternatívy budúceho vývoja v oblastiach ako je finančná situácia, /stav likvidity, výška prevádzkového kapitálu, stav a výška záväzkov a pohľadávok, technologicko-technické vybavenie, riadenie kvality, logistiky a výroby/.

Veľmi dôležitá je aj organizačná a administratívna oblasť, oblasť vývoja a výskumu (výška prostriedkov vyčlenených na výskum a vývoji), patenty a licencie, zamestnanecká politika (či existujú určití kľúčoví zamestnanci), či obchod a celková obchodná politika spoločnosti (aktuálne zmluvné vzťahy).

Dôvera je základom

Podmienkou začatia a úspešného priebehu akceptačného auditu je obojstranná dôvera a prvotný obchodný potenciál na naplnenie obojstranne bezproblémového vzťahu. V zahraničí sú podobné audity úplnou samozrejmosťou. Veľký odberatelia a zároveň lídri vo svojom odbore majú podobné audity vo svojich interných obchodných podmienkach a bez jeho vykonania nie je možné uzavrieť obchodný vzťah. Na Slovensku bude ešte nejaký čas trvať, kým sa podobné preverenie bude považovať za nevyhnutnú podmienku spolupráce. Firmy z prvej ligy budú výsledky auditu prezentovať ako určitý druh firemnej prezentácie a public relation, ale spolupráca s veľkými medzinárodnými priemyselnými korporáciami tento trend len urýchli.

V každej obchodnej ponuke sa nachádza príloha s obchodnými referenciami. Čím je ich tam viacej a s menami tých najlepších a naväčších firiem, tým je lepšia vyhliadka na uzatvorenie obchodu. Tomu pomáha aj otvorenosť podnikateľského subjektu na vykonanie auditu alebo byť auditovaný. A využiť aj túto podporu pre uzavretie sa musíme ešte naučiť.