Obchodné dokumenty sú dôležitou súčasťou podnikania. Zoberme si len bežnú prax – objednávky, ponuky. Listová korešpondencia rôzneho druhu s obchodnými partnermi je nenahraditeľná. Podnikateľ aj ňou dáva na vedomie svoju prítomnosť, kvality a schopnosti. A v tom prípade by mala mať aj nejaký vzhľad, aby svojho majiteľa reprezentovala. Ale okrem toho, že musí na osloveného dobre pôsobiť, má aj informatívny charakter. Podáva správu predovšetkým o mene podnikateľa, type obchodnej spoločnosti, adrese, telefónnych a faxových číslach a po novom obsahuje aj mailovú adresu a webovú stránku. Niektoré z týchto náležitostí zákon definuje a prikazuje uvádzať, ostatné dopľňajú podnikatelia pre lepšiu informovanosť o svojej spoločnosti. Obchodný zákonník však presne stanovuje, čo má obchodný dokument obsahovať. Všetky náležitosti upravila novela Obchodného zákonníka (č. 500/2001 Z. z.). Od účinnosti novely (1. január 2002) musia povinné osoby pod hrozbou sankcie na všetkých obchodných dokumentoch uvádzať viacero relevantných údajov. Každý podnikateľ je tak povinný na svojich obchodných listoch či objednávkach uvádzať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právnu formu právnickej osoby a identifikačné číslo, ak má pridelené. Podnikatelia zapísaní v obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov uvádzajú aj označenie registra (obchodný, živnostenský…), ktorý podnikateľa zapísal, a číslo zápisu (IČO). Ak podnikateľ uvádza na svojich obchodných dokumentoch výšku základného imania, musí uviesť aj rozsah jeho splatenia.

Ak nerešpektujete zákon, plaťte!

A preto by si mal každý dávať lepší pozor na obchodnú korešpondenciu. Do konca decembra sa nedali z neúplných údajov vyvodiť žiadne dôsledky. Od začiatku nového roka už musí zákonné náležitosti spľňať každý obchodný dokument. Ak tak podnikatelia neurobia, môžu očakávať sankciu vo forme pokuty. Súd má právo uložiť ju až do výšky 100-tisíc korún. Podľa odborníkov z Ministerstva spravodlivosti SR, ktorí vypracovali novelu Obchodného zákonníka, právnou úpravou určené údaje sa majú vyznačiť na obchodných dokumentoch v záujme zvýšenia informovanosti tretích strán, vrátane štátnych orgánov, o subjekte, s ktorým prichádzajú do styku. Rozsah bežne používaných údajov novela rozšírila práve o informáciu o zápise vo verejnoprávnej evidencii a výške základného imania. Medzi obchodné dokumenty je nutné zaradiť všetky písomné, ale aj elektronické prejavy, ktoré smerujú k plneniu povinností vyplývajúcich zo súčasného obchodného záväzkového vzťahu alebo k vzniku budúceho. Patria sem najmä obchodné listy a objednávky. Menší problém nastáva s definovaním pojmu obchodný dokument. Obchodný zákonník sa však v paragrafe 3a zmieňuje o obchodných dokumentoch, ale neuvádza (okrem objednávky), ktoré má na mysli. Vo výklade Obchodného zákonníka však odborníci tvrdia, že toto ustanovenie sa v jednotnom výklade vzťahuje na všetky typy dokumentov. Sami však pravdepodobne čerpajú z dôvodovej správy vypracovanej Ministerstvom spravodlivosti SR. Podľa nej totiž v záujme zjednocovania výkladu súvislostí tohto ustanovenia s osobitnými právnymi predpismi je potrebné jeho obsah vztiahnuť aj na náležitosti dokumentov podľa účtovných, daňových a iných zákonov, s ktorými podnikatelia prichádzajú každodenne do styku.“ Výklady však nie sú právne záväzné. Takže, ak niečo nestanovuje zákon, treba si počkať až na výrok súdu.